eメール過剰を緩和する10の方法

まえがき

[送] は送信者への、[受] は受信者へのアドバイス。

リスト

  1. [受] 気が散らないように、自動的な受信eメールのお知らせを止める。一日のうち時間を決めてeメールをチェックし、対応する。
  2. [受] フォルダーにeメールを分類しない。受信箱の検索機能で十分だ(「緊急フォルダー」をつくることだけは例外である。ただしチェックするのを忘れないように)。
  3. [受] 後で対応するつもりのeメールに、「未読」のマークをつけないこと。マイクロソフトの〈アウトルック〉では、間違ってキーボードのショートカットを押すと、受信箱のすべてのメールが「既読」になる。その際、「元に戻す」ボタンは効かない。
  4. [受] 何日か返信できない場合は、送信者に受領を知らせ、いつ返信できるかを伝える。
  5. [送] はっきりとした見出しをつけ、大切なポイントから書き出すことで、相手が内容をわかりやすいようにする。太字の見出しや、箇条書き、番号づけなどで、アクション項目をハイライトする。だれがそれぞれに責任を持つかを明記する。
  6. [送] 非常に短いメッセージなら、受信者による開封の手間を省くために、全部の内容を件名のところに書き込み、最後にeom(エンド・オブ・メッセージ)とつける。
  7. [送] 可能な限り、添付書類の内容を本文中に貼りつける。
  8. [送] 答えを特定しない質問(「いつ会いますか」など)ではなく、指定すること(「10時に会いませんか」など)で、eメールのやり取りを最小限にとどめる。
  9. [送] 「全員に返信」をクリックする前に、それぞれの受信者の負担を考え直してみる。その負担が正当化できなければ、その受信者を送信リストから外す。
  10. [送] 自分自身のために、送信eメールの数を減らそう。1通の送信につき、平均で2通の返信が来る。

あとがき

ポール・ヘンプ「情報の洪水に対処する法」より。『Harvard Business Review (ハーバード・ビジネス・レビュー) 2010年 12月号』掲載。記事中の同名コラムコーナーからの引用です。

ありがちといえばありがちですが、自分のスタイルをチェックするためにときどきこういう記事は読みたくなります。
3だけは「eメール過剰を緩和する」という目的との関係がよく分かりませんでした。未読マークを付けて後回しにせず、その場で対処せよということかしら。
9は、そうしたいと思うけれど、やりとりのなかで誰かを送信先から外すと副作用もありそうな気が……。

(書影)

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