【メール】伝わるメールを書く

メールに関しては、「何を」「どういう順序で書くべきか」のリストを考えます。目的に応じて自分の「型」を持っておけば、メールをどのように仕立てるか、いちいち悩まなくてすみますし、書き漏らしも少なくなります。

内容がなんであれ、使えるフォーマットを持っていることは強みになります。わたしが愛用しているフォーマットはこんな感じです。

あなたが注意深い書き手であれば、タイトルがすでに内容の要約になっているはずですね。その場合でも本文で概要をあらためて書くべきでしょうか。「表題の件につき」としておけば十分でしょうか。

わたしは、以下の理由でタイトルと重複しても概要は書いたほうがよいと考えています。

ここではメールの中でもよく使われ、重要度も高い「指示・依頼」のパターンについて考えます。

「指示・依頼」に関しては、わたしの知る限り第1部の「完全な指示を出すための7つの要素」が、汎用性と簡潔さを兼ね備えたもっともよいリストです。

とはいえ、通常の仕事メールに使うにはまだ本格的に過ぎます。そこでもう少し使いやすいバージョンをご紹介します。これはリチャード･ワーマンが『理解の秘密―マジカル・インストラクション』で定義したものです。

「使命」と「最終目的」の違いがやや分かりづらいかもしれません。「使命」が目的、「最終目的」が目標と読み替えても大丈夫です。

これまで紹介したリストを参考に、メールの内容に関わらず「これはチェックしておいて損はない」という項目をまとめてみました。このリストと「カッと来た時、口を開く前に思い出すべき「三つの門」」があれば、かなり思慮深いメールの書き手になれそうですね。