いつでも使える「メールの3要素」

まえがき

メールを書くのに時間がかかってしまう人へ。

リスト

• 概要（内容欄の要約を1〜2行で）
  概要を伝え、読み手に頭と心の準備を促します。
• 背景（内容を伝えるにあたって共有しておきたい情報）
  このメールを送っている理由・読み手と共有しておきたい情報を伝えます。
• 内容（内容を具体的に）
  必要な情報を必要な長さで書きます。

あとがき

『リストのチカラ』『リスト化仕事術』より。

メールもきちんと構成を考えて書ければよいのですが、なかなかそうもいきません。書きながら考えていくと、どうしてもダラダラ書いてしまいます。

このシンプルな構成の利点は、概要を先頭に置いておくこと。読み手に優しいのはもちろんですが、書き手にも一定の時間枠の中でベストを尽くせるというメリットがあります。最低限伝えたいことを「概要」として冒頭に書いておき、あとは時間の許す限り「背景」「内容」をダラダラ書いていく。内容面でも時間面でも、そんなに破綻しません。

具体的には、こんな感じ。
・タイマーで、たとえば20分間にセット。
・まず事務的に「概要」と「内容」を書く。
・残り時間で思いのたけを「背景」に込める。
・時間があれば「概要」をブラッシュアップする。時間が尽きてしまったらタイマー延長。

こうやって書いてみると、けっこう「背景」欄が長くなるんですよね。そのメールで伝達・共有すべき内容そのものはもちろん「内容」欄なのですが、「内容」欄を誤解なく読んで欲しいという思いが強いと「背景」欄が長くなるみたいです。